Firmy nie powinny mieć dostępu do adresu osoby wnoszącej skargę do UODO

Sz. P. Mirosław Wróblewski

Prezes Urzędu Ochrony Danych Osobowych

PETYCJA

w sprawie zwiększenia ochrony danych adresowych osób wnoszących skargi

do Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych

Działając w imieniu Fundacji “Internet. Czas działać!” z siedzibą w Poznaniu, która działa na rzecz ochrony praw cyfrowych i edukacji technologicznej oraz mającej na celu zwiększanie kontroli ludzi nad technologią i zapobieganie używania technologii do wywierania wpływu na ludzi, zwracamy się do Pana Prezesa z prośbą o pochylenie się nad istotnym problemem, który w naszej ocenie może ograniczać prawo jednostek do skutecznej ochrony swoich praw na gruncie ogólnego rozporządzenia o ochronie danych (RODO). Problem ten dotyczy obowiązku udostępniania adresu zamieszkania osoby skarżącej podmiotowi, przeciwko któremu prowadzone jest postępowanie. Wyrażamy głębokie przekonanie, że zarówno w interesie Urzędu, jak i obywateli leży zapewnienie, aby korzystanie z prawa do wniesienia skargi nie wiązało się z ryzykiem naruszenia prywatności i bezpieczeństwa osób skarżących.

Zgodnie z wymogami art. 63 § 2 Kodeksu postępowania administracyjnego (KPA), osoba wnosząca skargę do organu administracji publicznej jest zobowiązana do podania swojego adresu zamieszkania. W toku postępowania skargowego prowadzonego przez Prezesa UODO, dane te, jako część akt sprawy, są udostępniane podmiotowi, którego skarga dotyczy. O ile w sprawach, gdzie strony postępowania znają się nawzajem (np. w relacji pracownik-pracodawca), nie rodzi to dodatkowych zagrożeń, o tyle w wielu innych przypadkach sytuacja wygląda zgoła odmiennie.

Dotyczy to w szczególności skarg na podmioty działające w internecie (np. w związku z naruszeniem przepisów dotyczących cookies, nieprawidłowościami w politykach prywatności czy niechcianym marketingiem), gdzie skarżący i podmiot naruszający co do zasady nie mają bliższej relacji, która uzasadniałaby posiadanie adresu zamieszkania skarżącego. Ujawnienie w takim przypadku prywatnego adresu zamieszkania skarżącego stronie, której zarzuca się naruszenie prawa, tworzy realne i poważne ryzyko. Może ono obejmować próby wywarcia presji, działania odwetowe, nękanie czy inne formy naruszenia miru domowego. Taka perspektywa bez wątpienia wywołuje u wielu obywateli uzasadnione obawy, skutkujące tzw. "efektem mrożącym" i rezygnacją z dochodzenia swoich praw w obawie przed konsekwencjami.

Dostrzegamy w tej sytuacji uderzającą analogię do problematyki, którą Pan Prezes trafnie zdiagnozował i podniósł w swoim wystąpieniu z dnia 8 sierpnia 2025 r. (data publikacji na stronie Urzędu) do Ministra Finansów i Gospodarki (sygn. DPNT.413.32.2025) w sprawie rewizji modelu powszechnej dostępności danych osobowych w CEIDG. Wskazał Pan Prezes, że "w przypadku wielu przedsiębiorców adres prowadzenia działalności gospodarczej jest jednocześnie adresem zamieszkania lub stałego pobytu — mieszkaniem albo domem rodzinnym", co "powoduje szereg zagrożeń dla możliwości prowadzenia w sposób niezakłócony życia prywatnego i rodzinnego, począwszy od kierowania natarczywego marketingu, przez profilowanie, rozpowszechnianie informacji w sieci, po nachodzenie, szykanowanie, a w niektórych przypadkach kierowanie gróźb, zniewag, uporczywe nękanie czy inne działania przestępcze".

Ryzyka, na które narażona jest osoba skarżąca, której adres zamieszkania zostaje ujawniony potencjalnie wrogo nastawionemu podmiotowi, są tożsame z tymi, które zagrażają przedsiębiorcom z CEIDG. W obu przypadkach proceduralny wymóg ujawnienia danych adresowych prowadzi do sytuacji, w której prywatna sfera życia jednostki staje się narażona na nieproporcjonalne i nieuzasadnione celami postępowania zagrożenia. Skoro Prezes UODO dostrzega konieczność rewizji przepisów w jednym obszarze w imię ochrony prawa do prywatności, wierzymy, że z równą troską podejdzie Pan do analogicznego problemu, który dotyczy obywateli zwracających się do Urzędu o pomoc.

W związku z powyższym, zwracamy się z uprzejmą prośbą o rozważenie podjęcia działań, które mogłyby zminimalizować opisane ryzyko. Proponujemy rozważenie następujących rozwiązań:

1. Na poziomie proceduralnym: Zbadanie możliwości takiej organizacji obiegu dokumentów w prowadzonych postępowaniach, aby adres zamieszkania skarżącego, choć znany organowi i niezbędny do korespondencji, nie był włączany do materiału dowodowego udostępnianego stronie przeciwnej. Być może dane te mogłyby być przechowywane w wyłączonej z akt części metryki sprawy, do której strona przeciwna nie miałaby dostępu. Podstawą do takiego działania mogłaby być analiza ryzyka dla praw i wolności osoby skarżącej, przeprowadzona przez organ w ramach konkretnego postępowania.

1. Na poziomie legislacyjnym: W przypadku, gdyby w Pana ocenie obecne ramy prawne, w szczególności przepisy KPA, uniemożliwiały wprowadzenie zmian proceduralnych, wnosimy, aby Prezes UODO, jako organ wyspecjalizowany w ochronie danych osobowych, stał się inicjatorem lub przynajmniej aktywnym rzecznikiem zmiany przepisów. Postulujemy wprowadzenie do ustawy o ochronie danych osobowych lub KPA szczególnych regulacji dotyczących postępowań przed Prezesem UODO, które gwarantowałyby ochronę danych adresowych skarżących poprzez ich nieujawnianie stronie, której dotyczy skarga, o ile nie jest to absolutnie niezbędne dla rozstrzygnięcia sprawy.

Problem, który podnosimy, nie jest specyficzny wyłącznie dla postępowań prowadzonych przez Prezesa Urzędu Ochrony Danych Osobowych. Ma on charakter horyzontalny i dotyczy różnego rodzaju postępowań, przede wszystkim cywilnych i administracyjnych, w których osoba fizyczna występuje w roli inicjatora postępowania przeciwko innemu podmiotowi z którym pozostaje w konflikcie, nierzadko silniejszemu organizacyjnie i finansowo. Adres zamieszkania inicjatora postępowania rzadko kiedy jest informacją merytorycznie niezbędną drugiej stronie do obrony. Konieczność jego ujawnienia w wielu sprawach jest nieproporcjonalnym obciążeniem, które może niweczyć cel samego postępowania — uzyskanie ochrony prawnej. Problem ten dotyka nie tylko stron, ale również innych uczestników, takich jak świadkowie czy biegli, co wymaga systemowego rozwiązania. W naszej ocenie mechanizm przyjęty w postępowaniu karnym, tj. art. 148a k.p.k. (załącznik adresowy do akt sprawy), stanowi sprawdzony wzorzec, który powinien być inspiracją dla kompleksowej zmiany prawa w tym zakresie.

Jesteśmy przekonani, że ochrona prywatności osób, które mają odwagę stawać w obronie swoich praw, jest fundamentem skutecznego systemu ochrony danych osobowych. Wspólnym celem Fundacji i Urzędu jest budowanie zaufania obywateli do tego systemu.

W świetle przedstawionej argumentacji, uprzejmie prosimy Pana Prezesa o odniesienie się do poruszonego problemu i poinformowanie nas o stanowisku Urzędu oraz ewentualnych działaniach, jakie mogą zostać podjęte w tej sprawie.

Fundacja „Internet. Czas działać!”    Skontaktuj się z autorem petycji